Nabídky databází firem vypadají podobně: velké číslo, slib aktuálnosti, cena za tisíc záznamů. Rozdíly se ukážou až po nákupu – když se zjistí, že polovina řádků nemá telefon a každá pátá firma neexistuje. Následujících deset otázek se vyplatí položit každému prodejci dat, i nám.

1. Odkud data pocházejí?

Seriózní prodejce jmenuje zdroje konkrétně: úřední registry, firemní katalogy, weby, seznamy profesních komor. Odpověď „z veřejně dostupných zdrojů“ neříká nic. Na zdroji závisí všechno ostatní – která pole jsou vyplněná, jak rychle data stárnou a zda je prodejce vůbec smí předat.

2. K jakému dni jsou data?

„Průběžně aktualizovaná“ není datum. Zeptejte se, kdy byly naposledy obnoveny záznamy z vašeho oboru a regionu. Firmy každý den vznikají, pozastavují činnost a zanikají; seznam starý dva roky je v gastronomii nebo obchodě z velké části neaktuální.

3. Jaké je pokrytí mého regionu?

Počet „firem v Polsku“ neříká, kolik z nich působí ve vašem okrese. Databáze bývají nerovnoměrné – v naší vlastní databázi například pochází nejvíce záznamů z Mazovského vojvodství a říkáme to otevřeně. Žádejte počet záznamů pro konkrétní poptávku – ještě před zaplacením.

4. Kolik záznamů má pole, která potřebuji?

Tato otázka rozhoduje o ceně. Pro poštovní kampaň potřebujete úplnou adresu, pro plánování návštěv adresu a telefon, pro doplnění CRM daňové číslo NIP. Pokud má z 10 000 záznamů telefon 3000, kupujete pro plánování hovorů 3000 záznamů, ne 10 000. Dobrý přehled ukazuje vyplněnost každého pole zvlášť, jako to děláme na stránce Stav databáze.

5. Jak byl určen obor?

Existují dva způsoby: kód PKD z registru, nebo kategorie z katalogu (tak je tomu dnes v naší databázi). Kód PKD je úřední, firmy si jich ale zapisují desítky „do zásoby“ a od roku 2025 platí nová klasifikace, v níž část kódů změnila význam – píšeme o tom v článku PKD 2025: kódy oborů pro seznamy firem. Kategorie z katalogu lépe vystihuje, čím se firma skutečně zabývá, není ale jednotná. Je dobré vědět, se kterým případem máte co do činění.

6. Dostanu vzorek?

Vzorek by měl pocházet z vašeho výběru, ne z „předváděcí“ sady. Několik desítek záznamů lze ručně ověřit v bezplatných registrech – jak, popisujeme v návodu Polská data o firmách zdarma: co nabízí CEIDG, KRS a REGON. Pokud prodejce vzorek odmítne, je to také informace. Strukturu našeho souboru ukazuje ukázkový soubor; obsahuje fiktivní firmy, ilustruje tedy strukturu, ne kvalitu – tu posoudíte podle čísel pro vlastní výběr.

7. Jsou v databázi osobní údaje?

Téměř vždy ano. Podnikající fyzická osoba je fyzická osoba: její jméno, adresa a telefon jsou osobními údaji. Kdo po nákupu sám rozhoduje o účelech a způsobech využití takových údajů, stává se zpravidla jejich správcem – potřebuje právní základ, musí informovat subjekty údajů (čl. 14 GDPR) a vyhovět námitkám. Prodejce, který tvrdí, že se „GDPR na firemní data nevztahuje“, zjednodušuje.

8. Jak je to s telefonem a e-mailem?

V Polsku od 10. listopadu 2024 vyžaduje zasílání obchodních sdělení e-mailem, SMS nebo telefonem předchozí souhlas adresáta; předpis nerozlišuje spotřebitele a firmy. Koupená databáze takový souhlas pro vás neobsahuje. Podrobnosti: B2B telemarketing a e-maily v Polsku po změně: čl. 398 PKE. Pokud někdo prodává „databázi pro mailing se zárukou legálnosti“, požádejte o vzor souhlasu a doklad o jeho udělení.

9. Co smím se souborem dělat?

Licence bývá krátká, ale podstatná: jednorázové použití, nebo neomezené, jedna společnost, nebo celá skupina, zákaz dalšího prodeje, zákaz zveřejnění. Ověřte si také, zda je cena konečná, nebo bez DPH, a v jaké podobě dostanete fakturu.

10. Co když se data ukážou jako špatná?

Žádná databáze není bezchybná. Poctivý prodejce předem řekne, co nezaručuje – obvykle doručitelnost e-mailů a dosažitelnost telefonů – a jak vyřizuje reklamace. Sliby typu „100 % aktuálních kontaktů“ nelze splnit.

Kontrolní seznam před platbou

  • zdroje jmenované konkrétně
  • datum stavu dat pro můj výběr
  • počet záznamů po filtrech – obor, okres, povinná pole
  • vyplněnost každého pole zvlášť
  • vzorek z mého výběru, ověřený v registrech
  • jasná licence a konečná cena
  • plán využití v souladu s GDPR a čl. 398 PKE

Jak to vypadá u nás

Ve b2bkontakty.pl nejdřív odpovídáme na poptávku čísly: kolik firem splňuje podmínky, kolik má telefon, e-mail a NIP, k jakému dni jsou data. Až potom sdělíme cenu. Zdroje popisuje metodika, rozsah oborů stránka Databáze firem podle oborů. Pokud naše databáze váš region nepokrývá, řekneme to na rovinu.

Časté dotazy

Je nákup databáze firem legální?

Samotný nákup údajů o firmách z veřejných zdrojů zakázaný není. Legálnost závisí na tom, odkud má prodejce data a co s nimi kupující udělá: údaje o podnikajících fyzických osobách podléhají GDPR a obchodní oslovení telefonem nebo e-mailem vyžaduje v Polsku předchozí souhlas adresáta (čl. 398 zákona o elektronických komunikacích).

Kolik stojí databáze firem?

Jedna tržní cena neexistuje. Cena závisí na počtu záznamů, povinných polích, zúžení oboru a regionu a na tom, zda se platí jednorázově, nebo v předplatném. Porovnávat se vyplatí náklad na jeden záznam, který se skutečně hodí pro váš účel – ne cenu za tisíc řádků.

Je lepší koupit databázi jednorázově, nebo v předplatném?

Jednorázový soubor stačí pro jednotlivou poštovní kampaň nebo analýzu. Předplatné má smysl, když data potřebujete trvale a prodejce je skutečně aktualizuje – požádejte o datum poslední aktualizace konkrétního vzorku.

Jak ověřit kvalitu databáze před nákupem?

Požádejte o vzorek z vlastního regionu a oboru a pak ověřte několik desítek záznamů v bezplatných registrech: zda firma existuje, zda činnost není pozastavená a zda sedí adresa.